ازاي انظم وقتي بطريقة فعالة؟ Time mangement by to do list
من اهم طرق تنظيم الوقت عمل قائمة بالمهام اليومية او ما يعرف بال To do list
هتقدر تحدد المهام المطلوبة منك و مدي اهميتها بالنسبالك و تبدأ تحدد اولوياتك.
اسباب التسويف عادتاً بتكون بسبب عدد المهام الكتير و كمان ممكن تنسي تعمل
بعض المهمات الضرورية جداً.
و بسبب كل المشكلات السابقة هتلاقي نفسك لا تلتزم بالمواعيد نهائياً.
انته من ضمن 85% من البشر و تزيد النسبة في دول العالم الثالث.
فتنظيم الوقت يرتبط ارتباط وثيق بمدي الانجاز الفردي, مما يعود بالتباعية
علي قدرت الدولة علي التقدم.
المهمة الي هتكتب لازم يكون فيها الموصفات التالية.
لازم تكون واضحة -clear
لازم المهمة تكون واضحة جداً, بمعني تقدر تكتبها و تقيس مدي اتمامها
علي سبيل المثال متكتبش مهمة رقم واحد , عاوز اكون مثقف دي مهمة غير واضحة
بدل الصياغة السابقة ممكن تكتب مهمة 1 قراءة عشرة صفحات من كتاب و لازم تحدد
اسم الكتاب علي سبيل المثال كتاب العادات الذرية و تكتب التاريخ الانتهاء.
و مينعش تحدد نتيجة بدل ما تكتب الهدف تكتب الي محتاج توصله
زي المثال الي كتبناه سابقاً.
لازم كمان تكون محددة -specific
لازم المهمة تحددلها ثلاثة اشياء ( وقت-زمان-مكان)
اول حاجة لازم تحدد الوقت يعني مثلاً هقرأ لمدة عشر دقائق او ما يعادل ذلك من عدد الصفحات
تاني حاجة الزمن يعني مثلاً تقول هبدأ قراءة قبل النوم بعشرين دقيقة علي الاقل او ما تراه مناسباً
ثالثاً المكان يعني تقول هقرأ علي المكتب او علي السرير او اي مكان تشوفه مناسب لمهمة القراءة
في بعض المهام بتفرض عليك مكان معين زي المصالح الحكومية او النادي او الجيم.
و لما يكون الهدف محدد هيوفر عليك وقت كبير جداً في ايجاد مكان مناسب عند بدأ المهمة.
لانك هتكون عارف هتبدأ فين و امتي و مطلوب منك تخلص كمية قد ايه.
لازم تكون ذكية -smart
لازم اهدافك تتصف بالذكاء, مينفعش مثلاً تروح الجيم لمدة نصف ساعة
بعد وجبة الغداء بدون اي وقت تتركه لعملية الهضم, لان ببساطة كده
انته حولت المهمة من مهمة او عادة مفيدة الي عادة ضارة اقل شئ
هتشعر بالغثيان و الاجهاد و غالباً مش هتقدر تكمل التدريب.
تاني مثال انك مينفعش تحدد مكان لمهمة تطلب التركيز كالمزاكرة امام التلفاز
لان بنسبة 100% هتركز مع الفلم او البرنامج و هتسيب المهمة الاساسية.
و كمان ممكن تكتب مهمتين مرتبطين ببعض تحت بعض في القائمة و ده
هيسعدك في ترتيبك اليومي و هيوفر وقت كتير جدا.
حدد اقل قدر من المهمة دي- minimum quantity
لازم تحدد ققدر قليل تلزم بيه نفسك يومياً و لا تقل عنه ابداً و يكون الكمية قليلة جداً.
يعني مثلاً المهمة القراءة لا تقل عن 2 صفحة يومياً, و تلتزم بالصفحتين.
او مثلاً مهمة الرياضة اقل قدر منها عدد اتنين ضغط او ما يعرف بال push-up
و غالباً ما يزيد عن هذا الحد اي شخص.
فاصعب شئ في انجاز المهام هو البداية بعد كده هتلاقي الموضوع سهل جداً.
و ممكن كمان تستغل وقت الموصلات او الانتظار في انك تخلص مهمة لا
تطلب تركيز.
ملخص الصفات السابقة
واضحة: تكون الصفات واضحة و يسهل قياس مدي انجازها من عدمه
محددة: تكون الصفة محددة بالمكان و الكمية و الزمان المناسبين
مهمة تتصف بالذكاء: جعل الوقت و المكان مناسب لطبيعة المهمة.
حدد الحد الادني: يجب تحديد حد ادني لكل مهمة لا تقل عنه.
لمزيد من المعلومات عن قوائم المهمات شاهد الفيديو التالي
فوائد عمل قائمة بالمهام
ستحول قائمة المهام اليومية حياتك من الفوضي الي مكان اكثر تنظيماً
فعندما تبدأ في كتاب كل شئ يجب عليك اتمامة في اليوم و تعطية مكان و وقت محدد.
فستجد اليوم منظم جداً و سهل ادارة وقتك بما يعود عليك بالمنفعة.
و ستعرف في نهاية اليوم مدي الانجاز الذي قمت به.
يتم افراز هرمون الدوبامين عند الشعور بالانجاز و هذا ما يحدث
بعد اتمام المهمة و عمل علامة صح بجانبها او شطبها من الورقة.
هذا الهرمون المسؤول عن السعادة و سيساعدك ذلك علي الشعور
بالراحة النفسية و يقلل من شعورك بالضغط.
تعد ورقة المهام اليومية مساعدة لمن يعانون من الذاكرة الضعيفة
و غالباً ما ينسون الكثير من المهمات التي يتوجب عليهم القيام بها.
فالحل ان تكتب تلك المهمات و تبدأ في اتمامها دون الاعتماد علي ذاكرتك.
و الطريقة دي طبعاً هتقلل احتماية نسيانك لاي مهمة مطلوبة منك خلال اليوم.
هتسعدك ال TO DO LIST علي ترتيب المهام الاكثر اهمية في الوقت الحالي.
و تاجيل اي مهمة غير مطلوب انجازها في الوقت الحالي, و ده طبعاً
هيزود من انتجايتك و هيخلي تركيزك علي المهام المستعجلة و الضرورية فقط.
و هيوفر وقتك و يحميك من المهام الغير ضرورية الي ممكن تضيعلك يومك.
هتحل مشكلة التسويف و هتزود التحفيز عندك علشن تنجز المهام المكتوبة.
لان ببساطة الاهداف المكتوبة هتحملك المسؤولية لانجازها غير الاهداف
الي محطوطه في الزاكرة, و ده هيديك دافع كبير جداً انك تخلص المهمة المطلوبة منك.
و طبعاً شعورك بعد ما تعلم علي مهمة في الورقة احساس رائع هيحمسك انك تبدأ في المهمة التالية.
اشياء بتزود من جودة ورقة المهامة بتعتك.
المهمة لازم تكون لا تطلب وقت كبير من 10 الي ربع ساعة
و اذا كانت المهمة اكثر من ذلك, يجب تقسيمها الي عدد اكثر
من المهام.
استخدام الوان مختلفة علي حسب نوع المهمة
بمعني ان كل انسان عنده جانبه الاجتماعي و التعليمي و الجسماني و الوظيفي
فمثلاً المهمة التابعة للشق الاجتماعي اكتبها بقلم لونه اخضر
و المهمة الخاصة بالجانب التعليمي اكتبها بقلم ازرق
و المهمة الخاصة بالجانب الجسماني او الرياضي اكتبها بالون الاحمر
و المهمة الخاصة بالجانب الوظيفي او المالي اكتبها باللون الاسود
اكتب اهم تلت مهام في بداية الورقة علشان تنجزهم اولاً
و يكونوا اكثر المهام صعوبة و دي نصيحة من كتاب Eat that frog
اكتب جنب كل مهمة ال Deadline بتعها اذا كان مهمة مقسمة علي اكتر من
يوم لانها تتطلب وقت كبير و لا يمكن انجزها في يوم واحد.
نخش دلوقتي علي Templetes الي هنكتب فيها المهام
اول 3 خانات اهم حاجات لازم تعملها و مينفعش باي حال من الاحوال اليوم يعدي
من غير ما تنجزهم.
بعد كده اكتب اي عدد من المهام عادي بس رتبهم من الاهم ثم المهم حسب الاولويات.
و في النموذج لازم يكون في مكان لاي ملاحطظة لو عاوز تكتبها
في الرابط التالي هسبلك 6 نماذج مختلفة مصممهم طبقاً للمواصفات السابقة
تقدر تختار نموذج منهم او اكتر و تطبعه بالكمية المناسبة لاحتياجك و بعد
كده تقدر تستخدم ورقة يومياً في المهام بتعتك و لكن انا برشح اول نموذج في الست نماذج.
للتحويل الي رابط التحميل المباشر اضغط هنا